Siempre se suele tener mucho más en cuenta que haya productos o materias primas a que nos quedemos sin nada para que no afecte a las ventas, el famoso ‘más vale que sobre que que falte’. Sin embargo, este dicho no es del todo adecuado si nos referimos a la gestión del stock de una empresa. No se puede tener almacenada una cantidad inmensa de producto en aras de que, quizá, haga falta o se vaya a vender bien.
De ahí que el concepto de stock mínimo sea tan indispensable en la logística de un negocio, clave para la supervivencia de empresas que almacenen materiales y productos, aunque es un punto a tener en cuenta en todas ellas. Para que sepas de lo que estamos hablando y no se confunda con otras definiciones, hoy explicaremos cómo funciona y daremos algunas estrategias que podrás utilizar para que tu stock mínimo funcione correctamente.
¿Qué es el stock mínimo?
El stock mínimo hace referencia a la cantidad mínima o más baja de materia prima o de productos que almacena un negocio para que sean vendidos. Es una aproximación al límite que el almacén deberá tener siempre disponible. Si desciende de esa cifra corremos el riesgo de no hacer frente a los pedidos de los clientes, por lo que sería necesario reponer la mercancía para volver a entrar en esa cantidad de backup.
La existencia del stock mínimo tiene 2 objetivos en concreto:
- Garantizar que siempre haya productos o materiales disponibles para los clientes, los pidan o compren en cualquier momento.
- Solucionar errores de pronóstico (que jamás son 100% precisas) y cualquier fallo de suministro derivado de que los proveedores no siempre entreguen sus mercancías dentro del tiempo pactado.
¿Para qué sirve el stock mínimo?
Como ves, tener en cuenta y calcular un stock mínimo es una medida de previsión y protección de la empresa ante un posible desabastecimiento. Reduciendo casi al 0 la posibilidad de escasez o interrupción del flujo de ventas haremos que los clientes no tengan que buscar otra opción que no sea la nuestra y, por lo tanto, que no nos reemplace.
Las principales incertidumbres a tener en cuenta cuando hablamos de stock son 2, aunque existen otros factores: los tiempos de entrega inciertos por parte de proveedores y distribuidores, que ya hemos comentado y, sobre todo, la demanda. Esta puede ser muy impredecible, ya que varía dependiendo de la situación del mercado; es posible que, sin previo aviso, la demanda de un producto concreto aumente de forma más rápida de la que se repone (porque, por ejemplo, se ha hecho viral). El stock mínimo evitaría una situación de escasez o, directamente, de problema.
Esta tipología de stock no es la única que existe; si acabamos de definir un mínimo, es lógico que exista un máximo: el stock máximo consiste en el límite de existencias que un almacén es capaz de soportar. Depende directamente de la política de compras y aprovisionamiento de la empresa y está relacionado con el tipo de producto que se trate en la misma. Si, por ejemplo, un almacén tiene una gran capacidad pero el negocio vende productos con un ciclo de vida largo, no será necesario ampliar el stock al máximo.
Qué tener en cuenta para calcular el valor del stock mínimo
Es complejo fijar un valor para el stock mínimo, sobre todo porque cada empresa es un mundo y funciona con unas políticas concretas, además de contar con un mercado específico en el que se mueve. Sin embargo, existen algunas variables que deberían siempre de formar parte de los cálculos de cualquier organización con existencias:
Información de ventas
Antes de calcular el stock mínimo necesitamos realizar un seguimiento de las ventas para determinar la cantidad de demanda habitual que existe sobre un producto, colección o servicio que ofrezcamos, teniendo siempre en cuenta las fluctuaciones del mercado. Con un análisis o estudio de este tipo y las cifras de venta podremos calcular aproximadamente cuánto stock deberíamos tener como mínimo.
Previsión de ventas
Con todos los datos hemos comentado anteriormente tendremos ya una panorámica de lo que se supone que vamos a vender. También podremos utilizar esta información en la planificación de compras y en el cálculo del stock de seguridad.
Cálculo del tiempo de entrega de proveedores
Encontrar a proveedores que encajen con nuestra filosofía de empresa y con nuestros valores es indispensable para tener materia prima a tiempo y cuando se solicita. Este hecho también nos ayudará a calcular existencias sin sacrificar costes de almacenamiento, gestión, etc.
Cálculo del stock mínimo
Como hemos dicho, todo dependerá de la empresa, aunque es muy recomendable utiliza un software especializado en el cálculo de stock para evitar errores de cálculo humano. Sin embargo, existe una fórmula genérica para calcular el stock mínimo:
(plazo máximo garantizado – plazo de entrega habitual) x demanda media de producto
Análisis y actualización continua
Que hayamos calculado el stock mínimo no significa que debamos olvidarnos de él. Este tipo de cálculos se tienen que estar revisando continuamente y ser todo lo flexibles posibles. Debemos mentalizarnos de que estos análisis pueden servirnos temporalmente, pero siempre deberemos estar observando el marcado y las tendencias de compra y haciendo nuevos análisis para variar el stock si fuese necesario.
Mantener los niveles de stock mínimo
Si quieres comenzar a crear una estrategia en tu negocio para tener un stock mínimo adecuado a tu situación y mercado, apunta estas estrategias, que te ayudarán a controlar los niveles mínimos de mercancía:
Planificar teniendo en cuenta el contexto
Cuando tenemos que planificar un pedido para abastecer de nuevo nuestro almacén o configurar el stock mínimo, debemos prestar especial atención a los factores externos, los cuales afectan a las operaciones logísticas del sector. Recuerda que el stock mínimo no es el de seguridad: el primero se encarga de que una empresa tenga siempre suficiente mercancía como para responder a la demanda en todo momento y el segundo hace referencia a la cantidad de emergencia que entraría en acción si hubiese algún problema de abastecimiento, por ejemplo.
Clasificar el stock
No de cualquier manera, sino de la correspondiente teniendo en cuenta su categoría, estacionalidad, circunstancias externas, etc. Todos estos puntos dependerán, por supuesto, del tipo de negocio. Esta práctica es muy recomendable para optimizar recursos y stock, además de para saber constantemente las existencias que se almacenan.
Si, por ejemplo, realizamos rotaciones de productos y de materiales dependiendo de las ventas, evitaremos que algunos de ellos interrumpan la gestión general de la mercancía.
Flexibilización
El stock mínimo le sirve a la empresa, ante todo, para protegerse a sí misma. Cuando no podemos ofrecer a un cliente el producto que nos ha solicitado, no solamente le fallamos a él, sino a cualquier persona a la que le hable de nuestro servicio. Y no solo eso: también nos protege de posibles escenarios problemáticos del mercado, a los que hay que dar una solución creativa, reintentando incluso procesos.
Hay que olvidarse de cualquier dato ‘fijo’: ajustar el stock de seguridad, por poner otro ejemplo, no nos servirá de mucho en un mercado en constante cambio. En estos casos, las tecnologías big data podrán ayudar a la hora de agilizar las decisiones que se toman y a descubrir nuevas posibilidades para gestionar el stock que se adecúen más fácilmente a esos cambios repentinos que tanto tememos.
Revisar los procesos internos
Una de las cosas que tenemos que quitarnos de la cabeza es el hecho de querer ser adivinos e intentar pronosticar la demanda y mantener los agentes externos bajo control, porque es imposible. Lo mejor es revisar de forma periódica los procesos internos, es decir, controlar todos los aspectos de la empresa desde dentro, que es lo único que podemos controlar. De esta forma podremos eliminar tiempos muertos que se nos han escapado y optimizar tareas; siempre hay margen de mejora.
Utilizar un software de gestión
Ya lo hemos mencionado antes de pasada, pero queremos recalcar la necesidad y la practicada de tener un software de gestión de almacenes y stock en nuestra empresa. Además de llevar de forma automática ese control diario sobre el que tanto insistimos, también es capaz de:
- Eliminar ineficiencias.
- Obtener información en tiempo real sobre el número de existencias y su ubicación.
- Registro histórico de cualquier movimiento (muy útil para el cálculo de estimaciones).Detectar incidentes.
- Acabar con el error humano y la sobrecarga de trabajo del equipo.
- Agilizar las operaciones
Ventajas de una política de stock mínimo
Si de momento no tienes la capacidad como empresa para poner en marcha las estrategias que acabamos de contarte, siempre puedes establecer una política de stock mínimo más pequeña; siempre será mejor que no tener nada. Sus ventajas van mucho más allá de lo que parece:
- Es capaz de disminuir el capital que se ha quedado inmovilizado en el stock, el cual puede ubicarse en otros procesos en beneficio de la empresa.
- Reduce de los costes de almacenamiento.
- Optimiza el espacioen el almacén para que se pueda utilizar en otras acciones o soluciones que ayuden a la empresa en general, como la robotización de movimientos de mercancías o la creación de zonas donde la rotación de stock sea mayor.
Como ves, en una empresa no se puede dejar nada al azar, ni siquiera a los proveedores. Por eso en Servitec nos encargamos de la gestión de MRO en su sentido más amplio. Desde la distribución, a la aportación de valor mediante la gestión in-plant. Nuestro equipo humano se caracteriza por la flexibilidad y el compromiso, y estamos especializados en la compra y logística de productos MRO desde hace más de 30 años.
Focalizamos nuestro servicio en el Área de Mantenimiento y Operaciones, gestionando el MRO de forma integral. Si quieres saber qué podemos hacer por tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, nuestro equipo resolverá tus dudas y te dará soluciones adecuadas a tu negocio y tu situación.
